Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen
für Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften

Stand: August 2022

Die folgenden „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ gelten für Verträge zwischen Steuerberatern, Steuerbevollmächtigten und Steuerberatungsgesellschaften (im Folgenden „Steuerberater“ genannt) und ihren Auftraggebern, soweit nicht etwas anderes ausdrücklich in Textform vereinbart oder gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist.

1. Umfang und Ausführung des Auftrags

1. Für den Umfang der vom Steuerberater zu erbringenden Leistungen ist der erteilte Auftrag maßgebend. Der Auftrag wird nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Berufsausübung unter Beachtung der einschlägigen berufsrechtlichen Normen und der Berufspflichten (vgl. StBerG, BOStB) ausgeführt.
2. Die Berücksichtigung ausländischen Rechts bedarf einer ausdrücklichen Vereinbarung in Textform.
3. Ändert sich die Rechtslage nach abschließender Erledigung einer Angelegenheit, so ist der Steuerberater nicht verpflichtet, den Auftraggeber auf die Änderung oder die sich daraus ergebenden Folgen hinzuweisen.
4. Die Prüfung der Richtigkeit, Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Steuerberater übergebenen Unterlagen und Zahlen, insbesondere der Buchführung und Bilanz, gehört nur zum Auftrag, wenn dies in Textform vereinbart ist. Der Steuerberater wird die vom Auftraggeber gemachten Angaben, insbesondere Zahlenangaben, als richtig zu Grunde legen. Soweit er offensichtliche Unrichtigkeiten feststellt, ist er verpflichtet, darauf hinzuweisen.
5. Der Auftrag stellt keine Vollmacht für die Vertretung vor Behörden, Gerichten und sonstigen Stellen dar. Sie ist gesondert zu erteilen. Ist wegen der Abwesenheit des Auftraggebers eine Abstimmung mit diesem über die Einlegung von Rechtsbehelfen oder Rechtsmitteln nicht möglich, ist der Steuerberater im Zweifel zu fristwahrenden Handlungen berechtigt und verpflichtet.

2. Verschwiegenheitspflicht

1. Der Steuerberater ist nach Maßgabe der Gesetze verpflichtet, über alle Tatsachen, die ihm im Zusammenhang mit der Ausführung des Auftrags zur Kenntnis gelangen, Stillschweigen zu bewahren, es sei denn, der Auftraggeber entbindet ihn von dieser Verpflichtung. Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort. Die Verschwiegenheitspflicht besteht im gleichen Umfang auch für die Mitarbeiter des Steuerberaters.
2. Die Verschwiegenheitspflicht besteht nicht, soweit die Offenlegung zur Wahrung berechtigter Interessen des Steuerberaters erforderlich ist. Der Steuerberater ist auch insoweit von der Verschwiegenheitspflicht entbunden, als er nach den Versicherungsbedingungen seiner Berufshaftpflichtversicherung zur Information und Mitwirkung verpflichtet ist.
3. Gesetzliche Auskunfts- und Aussageverweigerungsrechte nach § 102 AO, § 53 StPO und § 383 ZPO bleiben unberührt.
4. Der Steuerberater ist von der Verschwiegenheitspflicht entbunden, soweit dies zur Durchführung eines Zertifizierungsaudits in der Kanzlei des Steuerberaters erforderlich ist und die insoweit tätigen Personen ihrerseits über ihre Verschwiegenheitspflicht belehrt worden sind. Der Auftraggeber erklärt sich damit einverstanden, dass durch den Zertifizierer/Auditor Einsicht in seine – vom Steuerberater angelegte und geführte – Handakte genommen wird.

3. Mitwirkung Dritter

Der Steuerberater ist berechtigt, zur Ausführung des Auftrags Mitarbeiter und unter den Voraussetzungen des § 62a StBerG auch externe Dienstleister (insbesondere datenverarbeitende Unternehmen) heranzuziehen. Die Beteiligung fachkundiger Dritter zur Mandatsbearbeitung (z. B. andere Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte) bedarf der Einwilligung und des Auftrags des Auftraggebers. Der Steuerberater ist nicht berechtigt und verpflichtet, diese Dritten ohne Auftrag des Auftraggebers hinzuzuziehen.

3a. Elektronische Kommunikation, Datenschutz¹⁾

1. Der Steuerberater ist berechtigt, personenbezogene Daten des Auftraggebers im Rahmen der erteilten Aufträge maschinell zu erheben und in einer automatisierten Datei zu verarbeiten oder einem Dienstleistungsrechenzentrum zur weiteren Auftragsdatenverarbeitung zu übertragen.
2. Der Steuerberater ist berechtigt, in Erfüllung seiner Pflichten nach der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz einen Beauftragten für den Datenschutz zu bestellen. Sofern dieser Beauftragte für den Datenschutz nicht bereits nach Ziff. 2 Abs. 1 Satz 3 der Verschwiegenheitspflicht unterliegt, hat der Steuerberater dafür Sorge zu tragen, dass der Beauftragte für den Datenschutz sich mit Aufnahme seiner Tätigkeit zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.
3. Soweit der Auftraggeber mit dem Steuerberater die Kommunikation per Telefaxanschluss oder über eine E-Mail-Adresse wünscht, hat der Auftraggeber sich an den Kosten zur Einrichtung und Aufrechterhaltung des Einsatzes von Signaturverfahren und Verschlüsselungsverfahren des Steuerberaters (bspw. zur Anschaffung und Einrichtung notwendiger Soft- bzw. Hardware) zu beteiligen.

4. Mängelbeseitigung

1. Der Auftraggeber hat Anspruch auf Beseitigung etwaiger Mängel. Dem Steuerberater ist Gelegenheit zur Nachbesserung zu geben. Der Auftraggeber hat das Recht – wenn und soweit es sich bei dem Mandat um einen Dienstvertrag i. S. d. §§ 611, 675 BGB handelt –, die Nachbesserung durch den Steuerberater abzulehnen, wenn das Mandat durch den Auftraggeber beendet und der Mangel erst nach wirksamer Beendigung des Mandats festgestellt wird.
2. Beseitigt der Steuerberater die geltend gemachten Mängel nicht innerhalb einer angemessenen Frist oder lehnt er die Mängelbeseitigung ab, so kann der Auftraggeber auf Kosten des Steuerberaters die Mängel durch einen anderen Steuerberater beseitigen lassen bzw. nach seiner Wahl Herabsetzung der Vergütung oder Rückgängigmachung des Vertrags verlangen.
3. Offenbare Unrichtigkeiten (z. B. Schreibfehler, Rechenfehler) können vom Steuerberater jederzeit, auch Dritten gegenüber, berichtigt werden. Sonstige Mängel darf der Steuerberater Dritten gegenüber mit Einwilligung des Auftraggebers berichtigen. Die Einwilligung ist nicht erforderlich, wenn berechtigte Interessen des Steuerberaters den Interessen des Auftraggebers vorgehen.

5. Haftung

1. Die Haftung des Steuerberaters und seiner Erfüllungsgehilfen für einen Schaden, der aus einer oder – bei einheitlicher Schadensfolge – aus mehreren Pflichtverletzungen anlässlich der Erfüllung eines Auftrags resultiert, wird auf 1.000.000,00 €²⁾ (in Worten: eine Million €) begrenzt.³⁾ Die Haftungsbegrenzung bezieht sich allein auf Fahrlässigkeit. Die Haftung für Vorsatz bleibt insoweit unberührt. Von der Haftungsbegrenzung ausgenommen sind Haftungsansprüche für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Die Haftungsbegrenzung gilt für die gesamte Tätigkeit des Steuerberaters für den Auftraggeber, also insbesondere auch für eine Ausweitung des Auftragsinhalts; einer erneuten Vereinbarung der Haftungsbegrenzung bedarf es insoweit nicht. Die Haftungsbegrenzung gilt auch bei Bildung einer Sozietät/Partnerschaft und Übernahme des Auftrags durch die Sozietät/Partnerschaft sowie für neu in die Sozietät/Partnerschaft eintretende Sozien/Partner. Die Haftungsbegrenzung gilt ferner auch gegenüber Dritten, soweit diese in den Schutzbereich des Mandatsverhältnisses fallen; § 334 BGB wird insoweit ausdrücklich nicht abbedungen. Einzelvertragliche Haftungsbegrenzungsvereinbarungen gehen dieser Regelung vor, lassen die Wirksamkeit dieser Regelung jedoch – soweit nicht ausdrücklich anders geregelt – unberührt.
2. Die Haftungsbegrenzung gilt, wenn entsprechend hoher Versicherungsschutz bestanden hat, rückwirkend von Beginn des Mandatsverhältnisses bzw. dem Zeitpunkt der Höherversicherung an und erstreckt sich, wenn der Auftragsumfang nachträglich geändert oder erweitert wird, auch auf diese Fälle.

6. Pflichten des Auftraggebers; unterlassene Mitwirkung und Annahmeverzug des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber ist zur Mitwirkung verpflichtet, soweit es zur ordnungsgemäßen Erledigung des Auftrags erforderlich ist. Insbesondere hat er dem Steuerberater unaufgefordert alle für die Ausführung des Auftrags notwendigen Unterlagen vollständig und so rechtzeitig zu übergeben, dass dem Steuerberater eine angemessene Bearbeitungszeit zur Verfügung steht. Entsprechendes gilt für die Unterrichtung über alle Vorgänge und Umstände, die für die Ausführung des Auftrags von Bedeutung sein können. Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle schriftlichen und mündlichen Mitteilungen des Steuerberaters zur Kenntnis zu nehmen und bei Zweifelsfragen Rücksprache zu halten.
2. Der Auftraggeber hat alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit des Steuerberaters oder seiner Erfüllungsgehilfen beeinträchtigen könnte.
3. Der Auftraggeber verpflichtet sich, Arbeitsergebnisse des Steuerberaters nur mit dessen Einwilligung weiterzugeben, soweit sich nicht bereits aus dem Auftragsinhalt die Einwilligung zur Weitergabe an einen bestimmten Dritten ergibt.
4. Setzt der Steuerberater beim Auftraggeber in dessen Räumen Datenverarbeitungsprogramme ein, so ist der Auftraggeber verpflichtet, den Hinweisen des Steuerberaters zur Installation und Anwendung der Programme nachzukommen. Des Weiteren ist der Auftraggeber verpflichtet, die Programme nur in dem vom Steuerberater vorgeschriebenen Umfang zu nutzen, und er ist auch nur in dem Umfang zur Nutzung berechtigt. Der Auftraggeber darf die Programme nicht verbreiten. Der Steuerberater bleibt Inhaber der Nutzungsrechte. Der Auftraggeber hat alles zu unterlassen, was der Ausübung der Nutzungsrechte an den Programmen durch den Steuerberater entgegensteht.
5. Unterlässt der Auftraggeber eine ihm nach Ziff. 6 Abs. 1 bis 4 oder anderweitig obliegende Mitwirkung oder kommt er mit der Annahme der vom Steuerberater angebotenen Leistung in Verzug, so ist der Steuerberater berechtigt, den Vertrag fristlos zu kündigen (vgl. Ziff. 9 Abs. 3). Unberührt bleibt der Anspruch des Steuerberatersauf Ersatz der ihm durch den Verzug oder die unterlassene Mitwirkung des Auftraggebers entstandenen Mehraufwendungen sowie des verursachten Schadens, und zwar auch dann, wenn der Steuerberater von dem Kündigungsrecht keinen Gebrauch macht.

7. Urheberrechtsschutz

Die Leistungen des Steuerberaters stellen dessen geistiges Eigentum dar. Sie sind urheberrechtlich geschützt. Eine Weitergabe von Arbeitsergebnissen außerhalb der bestimmungsgemäßen Verwendung ist nur mit vorheriger Zustimmung des Steuerberaters in Textform zulässig.

8. Vergütung, Vorschuss und Aufrechnung

1. Die Vergütung (Gebühren und Auslagenersatz) des Steuerberaters für seine Berufstätigkeit nach § 33 StBerG bemisst sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung kann in Textform vereinbart werden. Die Vereinbarung einer niedrigeren Vergütung ist nur in außergerichtlichen Angelegenheiten zulässig. Sie muss in einem angemessenen Verhältnis zu der Leistung, der Verantwortung und dem Haftungsrisiko des Steuerberaters stehen (§ 4 Abs. 3 StBVV).
2. Für Tätigkeiten, die in der Vergütungsverordnung keine Regelung erfahren (z. B. § 57 Abs. 3 Nrn. 2 und 3 StBerG), gilt die vereinbarte Vergütung, anderenfalls die für diese Tätigkeit vorgesehene gesetzliche Vergütung, ansonsten die übliche Vergütung (§§ 612 Abs. 2 und 632 Abs. 2 BGB).
3. Eine Aufrechnung gegenüber einem Vergütungsanspruch des Steuerberaters ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig.
4. Für bereits entstandene und voraussichtlich entstehende Gebühren und Auslagen kann der Steuerberater einen Vorschuss fordern. Wird der eingeforderte Vorschuss nicht gezahlt, kann der Steuerberater nach vorheriger Ankündigung seine weitere Tätigkeit für den Auftraggeber einstellen, bis der Vorschuss eingeht. Der Steuerberater ist verpflichtet, seine Absicht, die Tätigkeit einzustellen, dem Auftraggeber rechtzeitig bekanntzugeben, wenn dem Auftraggeber Nachteile aus einer Einstellung der Tätigkeit erwachsen können.

9. Beendigung des Vertrags

1. Der Vertrag endet mit Erfüllung der vereinbarten Leistungen, durch Ablauf der vereinbarten Laufzeit oder durch Kündigung. Der Vertrag endet nicht durch den Tod, durch den Eintritt der Geschäftsunfähigkeit des Auftraggebers oder im Falle einer Gesellschaft durch deren Auflösung.
2. Der Vertrag kann – wenn und soweit er einen Dienstvertrag i. S. d. §§ 611, 675 BGB darstellt – von jedem Vertragspartner außerordentlich gekündigt werden, es sei denn, es handelt sich um ein Dienstverhältnis mit festen Bezügen, § 627 Abs. 1 BGB; die Kündigung hat in Textform zu erfolgen. Soweit im Einzelfall hiervon abgewichen werden soll, bedarf es einer Vereinbarung, die zwischen Steuerberater und Auftraggeber auszuhandeln ist.
3. Bei Kündigung des Vertrags durch den Steuerberater sind zur Vermeidung von Rechtsnachteilen des Auftraggebers in jedem Fall noch diejenigen Handlungen durch den Steuerberater vorzunehmen, die zumutbar sind und keinen Aufschub dulden (z. B. Fristverlängerungsantrag bei drohendem Fristablauf).
4. Der Steuerberater ist verpflichtet, dem Auftraggeber alles, was er zur Ausführung des Auftrags erhält oder erhalten hat und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt, herauszugeben. Außerdem ist der Steuerberater verpflichtet, dem Auftraggeber auf Verlangen über den Stand der Angelegenheit Auskunft zu erteilen und Rechenschaft abzulegen.
5. Mit Beendigung des Vertrags hat der Auftraggeber dem Steuerberater die beim Auftraggeber zur Ausführung des Auftrags eingesetzten Datenverarbeitungsprogramme einschließlich angefertigter Kopien sowie sonstige Programmunterlagen unverzüglich herauszugeben bzw. sie von der Festplatte zu löschen.
6. Nach Beendigung des Auftragsverhältnisses sind die Unterlagen beim Steuerberater abzuholen.
7. Endet der Auftrag vor seiner vollständigen Ausführung, so richtet sich der Vergütungsanspruch des Steuerberaters nach dem Gesetz. Soweit im Einzelfall hiervon abgewichen werden soll, bedarf es einer gesonderten Vereinbarung in Textform.

10. Aufbewahrung, Herausgabe und Zurückbehaltungsrecht in Bezug auf Arbeitsergebnisse und Unterlagen

1. Der Steuerberater hat die Handakten für die Dauer von zehn Jahren nach Beendigung des Auftrags aufzubewahren. Diese Verpflichtung erlischt jedoch schon vor Beendigung dieses Zeitraums, wenn der Steuerberater den Auftraggeber aufgefordert hat, die Handakten in Empfang zu nehmen, und der Auftraggeber dieser Aufforderung binnen sechs Monaten, nachdem er sie erhalten hat, nicht nachgekommen ist.
2. Handakten i.S.v. Abs. 1 sind nur Dokumente, die der Steuerberater aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, nicht aber die Korrespondenz zwischen dem Steuerberater und seinem Auftraggeber sowie Dokumente, die der Auftraggeber bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat sowie die zu internen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere (§ 66 Abs. 2 Satz 4 StBerG n. F.).
3. Auf Anforderung des Auftraggebers, spätestens aber nach Beendigung des Auftrags, hat der Steuerberater dem Auftraggeber die Handakten innerhalb einer angemessenen Frist herauszugeben. Der Steuerberater kann von Unterlagen, die er an den Auftraggeber zurückgibt, Abschriften oder Fotokopien anfertigen und zurückbehalten oder dies im Wege der elektronischen Datenverarbeitung vornehmen.
4. Der Steuerberater kann die Herausgabe der Handakten verweigern, bis er wegen seiner Gebühren und Auslagen befriedigt ist. Dies gilt nicht, soweit die Vorenthaltung der Handakten und der einzelnen Schriftstücke nach den Umständen unangemessen wäre (§ 66 Abs. 3 StBerG n. F.).

11. Sonstiges

Für den Auftrag, seine Ausführung und die sich hieraus ergebenden Ansprüche gilt ausschließlich deutsches Recht. Erfüllungsort ist der Wohnsitz des Auftraggebers, soweit er nicht Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ansonsten die berufliche Niederlassung des Steuerberaters. Der Steuerberater ist – nicht – bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§§ 36, 37 VSBG).⁴⁾

12. Wirksamkeit bei Teilnichtigkeit

Falls einzelne Bestimmungen dieser Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden sollten, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dadurch nicht berührt.

________________________

1) Zur Verarbeitung personenbezogener Daten muss zudem eine Rechtsgrundlage aus Art. 6 DSGVO einschlägig sein. Dieser zählt die Rechtsgrundlagen rechtmäßiger Verarbeitung personenbezogener Daten lediglich auf. Der Steuerberater muss außerdem die Informationspflichten gem. Art. 13 oder 14 DSGVO durch Übermittlung zusätzlicher Informationen erfüllen. Hierzu sind die Hinweise und Erläuterungen im Hinweisblatt zu dem Vordruck Nr. 1005 „Datenschutzinformationen für Mandanten“ und Nr. 1006 „Datenschutzinformation zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten“ zu beachten.

2) Bitte ggf. Betrag einsetzen. Um von dieser Regelung Gebrauch machen zu können, muss ein Betrag von mindestens 1 Mio. € angegeben werden und die vertragliche Versicherungssumme muss wenigstens 1 Mio. € für den einzelnen Schadensfall betragen; anderenfalls ist die Ziffer 5 zu streichen. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass die einzelvertragliche Haftungsvereinbarung eine Regelung entsprechend Ziff. 5 Abs. 2 enthält. Auf die weiterführenden Hinweise im Merkblatt Nr. 1001 wird verwiesen.

3) Die BRAO-Reform tritt zum 01.08.2022 in Kraft. Nach § 59n Abs. 1 BRAO n. F. ist jede Berufsausübungsgesellschaft, egal welcher Rechtsform zum Abschluss und zur Unterhaltung einer Berufshaftpflichtversicherung verpflichtet. Hieraus ergeben sich Änderungen entsprechend der jeweiligen Versicherungssumme. Differenzierend regelt die große BRAO-Reform die Höhe der erforderlichen Sozietätsdeckung: Erforderlich ist grundsätzlich eine Versicherungssumme von 2,5 Millionen € (§ 59o Abs. 1 BRAO n. F.). Für kleine Berufsausübungsgesellschaften reicht hingegen gemäß § 59o Abs. 2 BRAO n. F. eine Versicherungssumme von 1 Million €. Eine niedrigere Mindestversicherungssumme in Höhe von 500.000 € gilt, wenn die Sozietät nicht haftungsbeschränkt ist (§ 59o Abs. 3 BRAO n. F.). Nach § 67a Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 StBerG kann die Haftung in den allgemeinen Geschäftsbedingungen auf den vierfachen Betrag der Mindestversicherungssumme begrenzt werden, wenn insoweit Versicherungsschutz besteht. Durch die Erhöhung der Mindestversicherungssumme ist dies ab 01.08.2022 entsprechend anzupassen. Um von dieser Regelung in diesem Fall Gebrauch machen zu können, muss der Betrag entsprechend dem jeweiligen Einzelfall angepasst werden. Die vertragliche Versicherungssumme muss den Vorgaben hinsichtlich des einzelnen Schadensfalles entsprechen; andernfalls ist die Ziffer 5 zu streichen. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass die einzelvertragliche Haftungsvereinbarung eine Regelung entsprechend Ziff. 5 Abs. 2 enthält. Auf die Hinweise im DWS-Merkblatt Nr. 1001 wird verwiesen.

4) Falls die Durchführung von Streitbeilegungsverfahren vor der Verbraucherschlichtungsstelle gewünscht ist, ist das Wort „nicht“ zu streichen. Auf die zuständige Verbraucherschlichtungsstelle ist in diesem Fall unter Angabe von deren Anschrift und Website hinzuweisen.

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Note: The following is a convenience translation of the attached form no. 5.2 published by DWS Steuerberater Medien GmbH; only the German original shall be legally binding 

General terms and conditions for German tax advisors (Steuerberater, Steuerbevollmächtigte) and firms of tax advisors (Steuerberatungsgesellschaften) with declaration of consent

as of August 2022These “general terms and conditions” shall govern contracts between German qualified tax advisors (Steuerberater, Steuerbevollmächtigte) as well as firms of tax advisors (Steuer- beratungsgesellschaften) (hereinafter collectively referred to as the ‘Tax Advisors’, and each of them a ‘Tax Advisor’) and their clients (Auftraggeber), unless otherwise expressly agreed in text form (Textform) or prescribed by law.

1. Scope and execution of the engagement

1. The scope of the services to be rendered by the Tax Advisor shall be governed by the specific engagement. The engagement shall be executed in accordance with the principles of proper professional practice and in compliance with the relevant rules of professional conduct and professional obligations (cf. German Act Regulating the Profession of Tax Advisors [Steuerberatungsgesetz – StBerG] [hereinafter “StBerG”], German Professional Code of Conduct for Tax Advisors [Berufsordnung der Steuerberater – BOStB] ).
2. Foreign law shall only be taken into account if this has been expressly agreed in text form.
3. In the event that the legal position changes after a matter has been conclusively completed, the Tax Advisor shall not be under any obligation to alert the client to such change or the resulting implications.
4. The review of the documents and figures provided to the Tax Advisor, in particular the accounts and balance sheet, with regard to accuracy, completeness and conformity with applicable rules shall not form part of the engagement unless otherwise expressly agreed in text form. The Tax Advisor will assume that the information provided by the client, in particular the figures, is correct and will use it as a basis for their work. To the extent that they detect any evident inaccuracies, the Tax Advisor shall be obliged to point them out.
5. The engagement shall not be deemed to constitute an authorization to represent the client before public authorities, courts and other bodies. Such authorization would need to be granted separately. Where, owing to the client’s absence, it proves impossible to coordinate with them as to the filing of legal remedies, the Tax Advisor shall be deemed, in case of doubt, to be both authorized and obliged to take action with a view to meeting a deadline.

2. Duty of confidentiality

1. In accordance with the law, the Tax Advisor shall be under a duty to maintain confidentiality with regard to all facts that have come to their attention in connection with the execution of the engagement unless the client releases them from this duty. The duty of confidentiality shall continue even beyond a termination of the contractual relationship. The duty of confidentiality shall apply, to the same extent, to the Tax Advisor’s staff.
2. The duty of confidentiality shall not apply to the extent that a disclosure is necessary in order to protect the Tax Advisor’s legitimate interests. Furthermore, the Tax Advisor is hereby released from the duty of confidentiality to the extent that, under the terms and conditions of their professional liability insurance, they have a duty to provide information and cooperate.
3. The foregoing shall not affect any statutory rights to refuse to provide information or to refuse to testify under sec. 102 German General Tax Code (Abgabenordnung – AO), sec. 53 German Code of Criminal Procedure (Strafprozessordnung – StPO) and sec. 383 German Code of Civil Procedure (Zivilprozessordnung – ZPO).
4. The Tax Advisor is hereby released from the duty of confidentiality to the extent that (i) this is necessary for purposes of carrying out a certification audit in the Tax Advisor’s firm and (ii) the individuals who are acting in this regard, for their part, have been instructed as to their duty of confidentiality. The client hereby agrees that the person carrying out the certification/audit may inspect the client file which was created and is being maintained by the Tax Advisor.

3. Involvement of third parties

The Tax Advisor shall be entitled to involve staff and, subject to the prerequisites of sec. 62a StBerG, also external service providers (in particular data-processing companies) for purposes of carrying out the engagement. The bringing-in of third-party experts (e.g. other Tax Advisors, auditors, German qualified attorneys [Rechtsanwälte]) shall require consent and instruction on the part of the client. Without having been instructed by the client, the Tax Advisor shall be neither entitled nor obliged to bring in such third parties.

3a. Electronic communication, data protection¹⁾

1. In the context of the engagements, the Tax Advisor shall be entitled to electronically collect personal data of the client and to process such data in an automated file or to transmit such data to a service computer center for further processing of the data related to the engagement.
2. In order to satisfy their obligations under the EU General Data Protection Regulation (hereinafter “GDPR”) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz – BDSG), the Tax Advisor shall be entitled to appoint a data-protection officer. Unless this data-protection officer is already subject to a duty of confidentiality under clause 2(1) sent. 3 above, the Tax Advisor shall ensure that the data-protection officer, upon taking up their activity, shall undertake to maintain data secrecy.
3. To the extent that the client wants to communicate with the Tax Advisor via a fax line or an e-mail address, the client must share in the costs for setting up and maintaining the use of signature procedures and encryption procedures of the Tax Advisor (e.g. for acquiring and setting up any necessary software and/or hardware).
4. In accordance with sec. 9(1) German Regulation on Tax Advisors’ Fees (Steuerberatervergütungsverordnung – StBVV) (hereinafter “StBVV”), the client agrees to the Tax Advisor preparing their fee calculation and providing it to the client only in text form (Textform) as per sec. 126b German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch – BGB) (hereinafter “BGB”); in so doing, the client waives the requirement for a handwritten signature by the Tax Advisor on such fee calculation.

4. Remedying of deficiencies

1. The client shall have a right to demand that any deficiencies be remedied. The Tax Advisor must be afforded an opportunity to take remedial action. If and to the extent that the engagement constitutes a contract for services (Dienstvertrag) within the meaning of secs. 611, 675 German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch – BGB) (hereinafter “BGB”), the client may refuse any remedial action by the Tax Advisor if the engagement is terminated by the client and the deficiency is detected only after the engagement has been validly terminated.
2. Should the Tax Advisor fail to remedy the asserted deficiencies within a reasonable period or refuse to remedy the deficiencies, then the client may, at the Tax Advisor’s expense, have the deficiencies remedied by another Tax Advisor and/or — at the client’s choice — demand a reduction of the fees or rescission of the contract.
3. The Tax Advisor may at any time, also vis-à-vis third parties, correct obvious inaccuracies (e.g. clerical errors, or errors in calculation). Other deficiencies may be corrected by the Tax Advisor vis-à-vis third parties subject to the client’s consent. Such consent shall not be required where the Tax Advisor’s legitimate interests take precedence over the client’s interests.

5. Liability

1. The liability of the Tax Advisor and their persons employed in performing a contractual obligation for whom the Tax Advisor is vicariously liable’ [Erfüllungsgehilfen] [hereinafter the ‘Vicarious Agents’] for any loss/damage resulting from one breach of duty or — in the context of a uniform injurious effect (einheitliche Schadensfolge) — from several breaches of duty on the occasion of executing an engagement shall be capped at EUR ²⁾ (in words: euros).³⁾ The limitation of liability shall apply in relation to negligence only; liability for intent shall not be subject to such limitation. Liability claims in relation to any loss/damage arising from injuries to life, body or health shall be excluded from this limitation of liability. The limitation of liability shall apply to the Tax Advisor’s entire activity for the client, i.e. also, in particular, to an extension to the scope of the engagement; in this regard, there shall be no need for agreeing the limitation of liability again. The limitation of liability shall also apply in the case of the establishment of a joint practice (Sozietät) / partnership company (Partnerschaft) and assumption of the engagement by the joint practice / partnership company as well as for partners who join the joint practice / partnership company. Furthermore, the limitation of liability shall also apply vis-à-vis third parties to the extent that these fall within the scope of protection of the engagement; in this regard, sec. 334 BGB is expressly not waived. Any agreements, contained in individual contracts, providing for a limitation of liability shall take precedence over this provision but — unless otherwise expressly stipulated — shall not affect the validity of this provision.
2. Provided that there was a sufficiently high insurance cover in place, the limitation of liability shall apply retroactively from the beginning of the engagement or, as the case may be, from the point of taking out higher insurance cover. If the scope of the engagement is subsequently modified or expanded, then the limitation of liability shall also extend to these cases.

6. Duties on the part of the client; client’s failure to cooperate and client’s default of acceptance

1. The client shall be obliged to cooperate to the extent that this is necessary in order for the engagement to be duly executed. In particular, they shall submit to the Tax Advisor, unprompted, a complete set of all documents necessary in order to execute the engagement; such submission shall occur in such a timely manner as to afford the Tax Advisor a reasonable processing time. The same shall apply with regard to briefings about all events and circumstances which may be of importance for purposes of executing the engagement. The client shall be obliged to take note of all written and oral communications issued by the Tax Advisor and to consult them when in doubt.
2. The client shall refrain from anything that may prejudice the independence of the Tax Advisor or the Tax Advisor’s Vicarious Agents.
3. The client hereby undertakes to pass on the results of the Tax Advisor’s work only with the Tax Advisor’s consent unless the consent to such results being passed on to a specific third party already flows from the content of the engagement.
4. Should the Tax Advisor employ data-processing programs at the client’s premises, then the client shall be obliged to comply with the instructions by the Tax Advisor with regard to installation and application of such programs. In addition, the client shall be obliged to only use the programs within the scope prescribed by the Tax Advisor, which shall also be the scope of use to which the client is entitled. The client must not disseminate the programs. The Tax Advisor shall remain the owner of the rights of use. The client shall refrain from anything which constitutes an obstacle to the exercise by the Tax Advisor of the rights of use with regard to the programs.
5. Should the client fail to comply with a duty to cooperate incumbent on them under clause 6(1) – (4) or as provided for elsewhere or be in default of acceptance in relation to the services tendered by the Tax Advisor, then the Tax Advisor shall have the right to terminate the contract without notice (cf. clause 9(3)). This shall not affect the Tax Advisor’s claim to be compensated for the additional expenses incurred by them owing to the client’s default or failure to cooperate as well as for any loss/damage caused, even in the event that the Tax Advisor opts not to exercise their right of termination.

7. Copyright protection

The services rendered by the Tax Advisor constitute their intellectual property. They are protected by copyright. Beyond their intended use, work results may be passed on only upon prior written consent by the Tax Advisor.

8. Fees, advance payment and offsetting

1. The Tax Advisor’s fees (professional fees and reimbursement of out-of-pocket expenses) for their professional activity in accordance with sec. 33 StBerG shall be determined pursuant to the German Regulation on Tax Advisors’ Fees (Steuerberatervergütungsverordnung – StBVV) (hereinafter “StBVV”). Fees above or below the statutory fees may be agreed in text form. Agreeing fees below the statutory fees is permissible in out-of-court matters only. Such lower fees must bear an adequate relation to the services, responsibility and liability risk of the Tax Advisor (sec. 4(3) StBVV).
2. For activities not dealt with in the Regulation on Fees (e.g. sec. 57(3) nos. 2 and 3 StBerG), the applicable fees shall be those agreed; otherwise, the fees determined by statute for such activity; or else the customary fees (secs. 612(2) and 632(2) BGB).
3. Only claims that are undisputed or have been determined with final and absolute effect (rechtskräftig) may be set off against a fee claim of the Tax Advisor.
4. The Tax Advisor shall be entitled to request an advance payment for professional fees and out-of-pocket expenses already incurred or expected to be incurred. In the event that the requested advance payment is not made, the Tax Advisor may, upon prior notice, cease working for the client until the advance payment is received. Where a cessation of work may adversely affect the client, the Tax Advisor shall be obliged to notify the client, in a timely manner, of the Tax Advisor’s intention to cease working.

9. Termination of the contract

1. The contract shall terminate upon completion of the services, upon expiry of the agreed term, or by giving notice. The contract shall not terminate upon the client’s death or upon the client becoming legally incapacitated or, in the case of a company, upon the company’s dissolution.
2. If and to the extent that the contract constitutes a contract for services within the meaning of secs. 611, 675 BGB, either party may terminate the contract for cause (außer- ordentlich) except in the case of a service relationship with fixed earnings (Dienstverhältnis mit festen Bezügen), sec. 627(1) BGB; notice must be given in text form. Any deviation from the foregoing in individual cases shall require an agreement to be negotiated between the Tax Advisor and the client.
3. In order to prevent legal disadvantages for the client, upon termination of the contract by the Tax Advisor the Tax Advisor must, in any event, still take those actions which may reasonably be expected of them and which ought not to be postponed (e.g. application for the extension of a deadline which is about to expire).
4. The Tax Advisor shall be obliged to hand over to the client anything the Tax Advisor receives or has received for purposes of executing the engagement and anything the Tax Advisor obtains in the context of the management of the affairs of another (Geschäftsbesorgung). In addition, the Tax Advisor shall be obliged, upon request, to provide the client with a progress report and to render account for the Tax Advisor’s activities.
5. Upon termination of the contract, the client must promptly hand over to the Tax Advisor the data-processing programs employed at the client’s office for purposes of exe- cuting the engagement, including any copies created, as well as any other program documents, and/or delete them from the hard drive.
6. Upon termination of the engagement, the documents must be collected from the Tax Advisor.
7. In the event that the engagement terminates before it has been completed, the Tax Advisor’s fee claim shall be governed by statute. Any deviation from the foregoing in individual cases shall require a separate agreement in text form.

10. Storage, delivery and right of retention with regard to work results and documents

1. The Tax Advisor must store the client files for a period of ten years after the engagement has terminated. However, this obligation shall expire before the above period has elapsed if the Tax Advisor has asked the client to take receipt of the client files and the client has failed to comply with such request within six months of having received it.
2. ‘Client files’ within the meaning of para. 1 only include such documents as have been obtained by the Tax Advisor, on the occasion of their professional activity, from or for the client; by contrast, they do not include the correspondence between the Tax Advisor and their client nor documents which the client has already received in the original or as a copy nor the working papers produced for internal purposes (sec. 66(2) sent. 4 StBerG as amended).
3. At the request of the client, but no later than after termination of the engagement, the Tax Advisor shall hand over the client files to the client within a reasonable period. The Tax Advisor may create and retain copies or photocopies of documents which they return to the client, or do so by way of electronic data processing.
4. The Tax Advisor may refuse to hand over the client files until their fees and out-of-pocket expenses have been settled. This shall not apply to the extent that withholding the client files and the individual documents would be unreasonable under the circumstances (sec. 66(3) StBerG as amended).

11. Miscellaneous

The engagement, its execution and the claims resulting therefrom shall be exclusively governed by German law. The place of performance shall be the client’s place of residence unless they are a merchant (Kaufmann), legal person under public law, or special fund (Sondervermögen) under public law; otherwise, the place of performance shall be the pro- fessional establishment of the Tax Advisor. The Tax Advisor is — not — prepared to participate in dispute-resolution proceedings before a consumer conciliation body (secs. 36, 37 German Act on Alternative Dispute Resolution in Consumer Matters [Gesetz über die alternative Streitbeilegung in Verbrauchersachen – VSBG] ).⁴⁾

Validity in the event of partial nullity

Should individual provisions of these terms and conditions of engagement be or become invalid, then this shall not affect the validity of the remaining provisions.

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1) Moreover, for purposes of the processing of personal data, a legal basis under art. 6 EU General Data Protection Regulation (“GDPR”) must be applicable. That norm merely lists the legal bases for a lawful processing of personal data. In addition, the Tax Advisor must fulfill the duty to provide certain information, under arts. 13 or 14 GDPR, by way of furnishing additional information. In this regard please note the comments and explanations contained in the instruction leaflet regarding forms no. 1005 “data-protection information for clients” and no. 1006 “data-protection information regarding the processing of staff data”.

2) Please insert amount as appropriate. In order to be able to take advantage of this provision, an amount of at least EUR 1 million must be specified, and the contractual amount insured must be at least EUR 1 million for the individual damage event; otherwise clause 5 needs to be deleted. In that case it must be seen to it that the liability-related agree- ment to be reached in the form of an individual contract contain a provision that corresponds to clause 5(2). Please also refer to the further comments contained in instruction leaflet no. 1001.

3) The reform of the German Federal Code of the Legal Profession (Bundesrechtsanwaltsordnung – BRAO) (hereinafter “BRAO”) enters into force as at 1 Aug. 2022. Pursuant to sec. 59n(1) BRAO as amended, each professional-practice company (Berufsausübungsgesellschaft), regardless of its legal form, is under an obligation to take out and maintain professional liability insurance. This gives rise to changes depending on the respective sum insured. In regulating the insurance cover required for professional practices, the sweeping BRAO reform differentiates as follows: as a rule, it is mandatory to have a sum insured of EUR 2.5 million (sec. 59o(1) BRAO as amended). For small professional-practice companies, however, a sum insured of EUR 1 million is sufficient pursuant to sec. 59o(2) BRAO as amended. A lower minimum sum insured of EUR 500,000 applies in the case of professional practices without limited liability (sec. 59o(3) BRAO as amended). Pursuant to 67a(1) sent. 1 no. 2 StBerG, a firm’s liability may be limited, in its general terms and conditions, to an amount equal to four times the minimum sum insured, provided that corresponding insurance cover exists. Owing to the increase in the minimum insurance cover, this must be adjusted accordingly as of 1 Aug. 2022. In order to be able to take advantage of said stipulation in this case, the amount must be adjusted in accordance with the individual case. The contractual sum insured must comply with the requirements in relation to the individual insured event; otherwise, delete clause 5. In that case, it must be ensured that the individual contractual agreement regarding liability contains a stipulation that corresponds to clause 5(2). Please also refer to the information in DWS instruction leaflet no. 1001.

4) Where it is desired for dispute-resolution proceedings to be carried out before the consumer conciliation body, delete the word ‘not’. In this case, the relevant consumer concili- ation body, along with its physical address and website, needs to be specified.

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